Outil : Gestion du temps

 

« Le temps est le capital le plus rare, si on ne sait pas le gérer, alors on ne sait rien gérer d’autre »

 

70% de notre temps est constitué de périodes d’activité inférieures à 17 minutes (sans interruption), il est donc important de planifier et de se centrer sur les tâches que nous avons à réaliser, mais également de préparer ces tâches.

 

Les 5 comportements naturels à éviter :

1. Aller vers la facilité : ne pas faire le travail facile avant le difficile

2. Attendre le dernier moment : on est pris par les échéances et c’est très mauvais pour la planification

3. Décider dans l’instant

4. Traiter les choses dans l’ordre où elles se présentent, ce qui nous évitent en effet, d’établir des priorités et de planifier mais on a une mauvaise organisation du temps

5. Accorder de l’importance à ce qui est urgent : en fait plus rien n’est important et plus rien n’est urgent.

 

 

Arbitrage des tâches : Il est important de ne pas se laisser envahir par l’urgence, pour cela utilisons la matrice ABC.  

La matrice consiste à déterminer la tâche à réaliser selon son urgence ou son importance :

– A : Tâche importante et urgente : elle va contribuer à atteindre nos objectifs

– B : Importante mais pas urgente : elle n’a pas d’échéance à très court terme

– C : Très urgente mais peu importante par rapport aux objectifs

– D : Tâche à ne pas réaliser puisque ne correspondant ni à une échéance ni à un objectif précis.

 

Dans une bonne règle d’organisation et de gestion du temps, le but est bien sûr de faire des tâches B, c’est à dire de planifier afin de bien travailler. Les Anglo-saxons disent que les tâches A doivent être faites tout de suite, les tâches B sont à planifier et les tâches C sont à déléguer à nos collaborateurs.

 

 

 

 

La planification, clé de l’organisation : « Prévoir l’imprévu »

Pour cela il faut planifier maximum 60 % de sa journée afin de réserver 40 % pour les imprévus. Réserver la matinée à des tâches créatives et l’après-midi à des tâches plutôt administratives.

 

 

L’analyse de ses comportements par rapport au temps : pour déterminer si votre gestion du temps est correcte, il faut établir quels sont vos comportements et comment ils rythment votre journée.

– Évaluer votre journée : Chaque personne entretient un rapport différent avec le temps, il est donc important de définir vos comportements de manière individuelle. C’est pourquoi, la première des choses à faire est de déterminer le type de tâches que vous êtes amenés à remplir et les classer par ordre de priorité.  Il vous faut établir le planning de votre journée : un journal de bord (découpé en portion de trente minutes voire d’une heure chacune) établissant vos activités quotidiennes peut vous y aider. Vous pouvez ainsi y mentionner le temps accordé aux tâches fondamentales, celui accordé aux tâches de second ordre ou de routine, les pertes de temps qui en découlent et ainsi établir votre rythme de travail (Planning pour la journée et de la semaine et macro planning projet mensuel voire annuel).

 

Les questions à se poser : Quelles sont les tâches obligatoires ?  Quelles sont les tâches optionnelles ? Quelles sont les tâches non prioritaires mais qui peuvent être gratifiantes ? Quelles sont celles qui pourraient être confiées à une autre personne ? Est-ce que je respecte les limites de temps imparties à chaque tâche ? Me reste-t-il du temps pour faire parler ma créativité ?  Le tout est de pouvoir s’auto-analyser, de comprendre ce qui doit être changé et pourquoi.

 

– Déterminer vos priorités : Il est important de pouvoir fixer vos objectifs. Pour cela, il vous faut savoir définir vos aspirations personnelles et professionnelles. Le meilleur moyen pour cela est de les mettre par écrit selon les buts à atteindre à court ou à long terme et par ordre de priorité. Il est également important de se rendre compte s’il s’agit ou non d’objectifs réalisables qui peuvent entrer dans un planning à long terme. D’avoir vos objectifs noir sur blanc vous aidera dans un premier temps à réaliser ceux qui au final sont moins prioritaires et ceux qui ne peuvent pas être accompli pour telle ou telle raison. Cela vous permettra ensuite de vous recentrer vers des objectifs plus en accord avec vos moyens et vos envies.

 

A l’aide de cet état des lieux, vous pourrez vous rendre compte si votre répartition actuelle des tâches correspond à vos objectifs. Si ce n’est pas le cas, vous pourrez ainsi envisager de la modifier en prenant également en compte les moments de la journée où vous êtes déconcentré et ceux où vous vous sentez particulièrement productif afin d’optimiser votre efficacité. Cette réorganisation de votre planning vous permettra de vous reconcentrer sur des tâches qui ont été négligées, de déléguer celles qui peuvent l’être, de repérer les mauvaises habitudes prises pour ensuite les éliminer.

 

 

L’organisation de son temps : après avoir analysé vos comportements, servez-vous de ces conclusions pour organiser votre temps. Au niveau théorique vous devez planifier votre journée en fonction des priorités et du temps que vous pouvez accorder à chaque type de tâche :

– Efforcez-vous d’exécuter chaque jour quelques-uns uns des travaux difficiles et urgents,

– de destiner une grande partie de votre journée aux tâches essentielles à votre activité,

– et d’effectuer les tâches de routine seulement si vous en avez le temps ou d’y consacrer le moins de temps possible.

 

Ensuite, il ne faut pas perdre de vue que vous ne travaillez pas seul. Ainsi, il est nécessaire d’apprendre à caractériser les tâches que vous devez réaliser vous-même, celles qui requièrent une aide extérieure, et celles qui peuvent être confiées à une autre personne.

Les différents types de tâches doivent être accomplis afin d’alterner des périodes de concentration importante avec des périodes moins intenses (pour les tâches nécessitant moins de concentration).  Essayer donc d’équilibrer votre journée :

– Réservez les tâches importantes pour les moments où vous vous sentez le plus dynamique.

– Consacrer les périodes de petites baisses de régime à des tâches secondaires.

 

Les priorités changent en fonction des différentes informations qui vous arrivent et de l’intervention de personnes extérieures. Cela peut amener à modifier l’importance et l’ordre des tâches à effectuer. C’est pourquoi il est important d’actualiser son planning et de tenir à jour le classement des travaux à accomplir. Lors de la mise en place de son planning, il faut savoir reconnaître ses limites. Cela ne sert à rien d’établir un planning surchargé si vous ne le respectez pas, vous n’arriverez qu’à vous désorganiser et à vous épuiser.

 

 

Au niveau pratique : pour bien s’organiser, il faut déjà avoir les bons outils. Il est très utile de se servir d’un agenda afin de noter précisément les événements et les remarques importantes. Vous pouvez utiliser des petites techniques qui vous aideront dans votre organisation :

– Par exemple, utilisez des couleurs différentes pour noter les différents types de tâches à effectuer et selon leur priorité.

– Noter le temps de préparation des réunions, le temps de trajet pour chaque rendez-vous à l’extérieur et des rapports qui en découlent.

 

Penser aux choses toute simples qui peuvent concourir à vous rendre plus efficace, comme ranger et organiser votre bureau.  Attachez-vous à certaines tâches ingrates mais qui peuvent contribuer à une meilleure organisation : traiter la paperasserie, classer les documents en attente et les autres. Il ne faut pas se laisser submerger par le flot d’informations que vous recevez chaque jour, c’est pourquoi il est nécessaire d’opérer un filtrage.

 

Source : https://www.lerucher.com/

 

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