Outil : Présentation orale

 

Voici quelques conseils qui vous permettront de réussir vos présentations orales, aussi bien au niveau de la forme de vos présentations que sur les attitudes et postures.

 

Commencez par rappeler l’agenda de la présentation et ce qu’il va être dit.

Lors de cette partie vous devez annoncer la couleur: le but de cette présentation, le déroulé, quand les auditeurs pourront poser leurs questions…

C’est indispensable afin d’éviter tout malentendu ou de se voir entendre à la fin que les gens voulaient voir tout autre chose ou approfondir un sujet en particulier…

 

Définissez 2 ou 3 messages maximum à faire passer dans toute la présentation.

C’est souvent une des raisons de l’échec d’une présentation: vouloir faire passer trop de messages… Pourtant il faut savoir que moins vous mettrez de messages, plus il seront compris et assimilés. Pour éviter ce problème, définissez AVANT de faire votre présentation quel est le ou les messages essentiels à faire passer.

Une fois ces 2 ou 3 messages définis, vous devrez marteler ces idées au cours de la présentation, et surtout sur le slide de conclusion. Ce slide de conclusion devra reprendre tout ce qu’il faut retenir. S’il n’y a qu’un slide à travailler, c’est le slide de conclusion car c’est sur cette idée que vos interlocuteurs vont rester.

 

Répétez en condition réelle ou devant des collègues.

Le meilleur moyen de corriger ses erreurs, de s’assurer du respect du timing, c’est de répéter sa présentation devant ses collègues, ou mieux de se filmer.

L’idéal est de faire sa présentation devant une personne qui ne connaît rien au sujet afin de s’assurer que la présentation et le langage utilisé est compréhensible par tous.

 

Servez vous du powerpoint pour illustrer votre discours et pas l’inverse.

C’est l’erreur la plus courante: lire son powerpoint et dérouler son discours à partir de son support. Or c’est exactement l’inverse: vous devez connaître vos slides “par cœur” et vous appuyer sur elles pour faire avancer le discours.

 

Pour cela, il faut :

  • Écrire de A à Z son discours avec toutes les phrases que vous allez dire. Le but n’est PAS d’apprendre par cœur son discours (cela serait une grosse erreur !), mais de savoir exactement ce que vous allez dire. En effet, si vous n’écrivez pas la trame complète de votre discours, vous n’aurez pas une vision exhaustive de ce que vous allez dire (nb: vous devrez relire ce texte 3 ou 4 fois maximum pour être capable de vous en inspirer sans faire du par cœur). Dans ce texte, vous devez trouver des transitions entre toutes les slides pour que l’enchaînement se fasse le plus naturellement possible (évitez les “et dans la prochaine slide nous verront…” qui font vraiment très amateur). 
    Pour simplifier la mise en forme au plus simple est de partir des slides Powerpoint finalisées, puis de les exporter sous Word sous forme d’un tableau à 2 colonnes (le slide + la partie texte). Pour cela, utilisez la fonction “Envoyer” vers Microsoft office Word disponible dans le menu Fichier\ Envoyer vers \ Microsoft Office Word.
  • Synthétiser en quelques points clés les éléments essentiels à indiquer par slides, ainsi que les 2 ou 3 idées fortes que vous voulez faire passer afin de ne pas les oublier. Ce document doit tenir sur une feuille A4 pliée en 4 (recto+verso) afin que vous puissiez éventuellement la tenir à la main lors de la présentation (nb: écrivez au stylo à bille et non à encre ou crayon gris, si vous tenez vos fiches à la main l’encre déteindra avec la transpiration…).

 

Écrivez le moins possible sur vos slides powerpoint !

Un powerpoint avec des phrases complètes écrites en police 14 ou avec des tableaux Excel est le signe d’une présentation faite par un amateur: il faut écrire le moins possible de texte et mettre le moins possible de graphiques. Pour évitez cela, une fois que vous avez fait votre powerpoint, relisez-le et dites si votre texte est encore compréhensible si vous supprimer une phrase ou un mot.

N’oubliez pas que le jour de la présentation vous serez là pour illustrer vos écrits, donc il ne faut pas que vos auditeurs aient à lire des phrases sur le powerpoint et à vous écouter en même temps. Le powerpoint doit juste poser des balises et des mots-clés à votre discours.

Pour les graphiques, il faut tout simplement supprimer les tableaux Excel trop compliqués à illustrer et préférer citer des chiffres clés, voire faire un graphique (camembert, courbes…), que vous illustrez à l’oral en martelant les idées-clés.

 

Minutez votre intervention pour ne pas faire trop court ou trop long…

Avant votre intervention, calculez le temps nécessaire pour votre présentation: si vous annoncez 1 heure, tenez 1 heure à plus ou moins 10% près…

Pour cela, vous devrez au départ faire un “filage” pour calculer le temps disponible, et sur ce timing réduisez le temps d’au moins 10%. En effet, naturellement lors d’une “vrai” présentation nous avons tendance à parler plus vite ou à oublier certaines parties, donc prévoyez toujours un peu plus long que prévu.

Un autre raison qui fait que vous irez plus vite, c’est qu’à force de répéter tout le temps la même présentation (ex: lors d’un Tour de France) on connaît par cœur son discours et donc on a tendance à aller de plus en plus vite et à oublier les détails…

Pour éviter ce problème, n’oubliez pas que vos interlocuteurs eux, écoutent pour la première fois votre discours et donc que vous devez rester pédagogue. Néanmoins, pour éviter que votre présentation ne dure plus longtemps que prévu, le mieux est de mettre sa montre sur sa table ou son pupitre pour calculer le timing qui vous reste, quitte à passer plus rapidement sur certains sujets pour vous concentrer sur vos idées majeures.

 

Créez un contact visuel avec votre auditoire.

Faire une présentation à 5, 10, 20, 50, 100… personnes est un exercice qui n’est pas facile. Pour vous aider à faire votre présentation, demandez à un ou deux de vos collègues de se placer dans la salle (et pas qu’au premier rang !) pour qu’ils soient vos points de repère amicaux.

En plus de cela, repérez quelques visages souriants dans la salle (il y en a toujours !) qui seront vos points de repère visuels. A l’idéal, il faut prendre 4 points de repère: 2 dans les premiers rangs à gauche et à droite, et 2 dans les derniers rangs.

Tout au long de votre discours, n’oubliez pas de balayer la salle de votre regard pour ne pas vous concentrer que les quelques visages amicaux (les autres auditeurs penseront que vous faites un discours rien que pour eux !!).

 

Personnalisez vos présentations selon vos interlocuteurs et le contexte…

Le succès d’une présentation tient parfois à quelques détails, comme la personnalisation de la présentation. Voici quelques astuces qui fonctionnent généralement bien: reprendre comme illustration une actualité ou un reportage passé récemment à la TV (ex: Capital…), personnaliser le powerpoint avec des informations régionales (photos de la ville, exemples d’entreprises de la région…)…

Un autre truc qui marche très bien est de discuter librement du sujet avec 2 ou 3 personnes juste avant la présentation en leur demandant des avis, que vous reprendrez ensuite lors de votre présentation en tant qu’exemple (”d’ailleurs tout à l’heure j’ai discuté de cela avec Mr XXX de la société bidule, qui m’a confirmé que…”).

 

Utilisez la gestuelle et l’expression de votre visage !

Il est admis que 80% de la communication est non verbale: c’est-à-dire que vos interlocuteurs analysent plus vos gestes, vos sourires, votre position… que le sens de vos paroles aussi bonnes qu’elles soient. C’est pourquoi il est essentiel de bien avoir une attitude positive, ouverte, souriante…

Il faut donc regarder la foule, sourire, faire des gestes, aller vers la foule… A éviter : les bras croisés, le doigt qui pointe une personne, croiser les jambes assis, serrer les poings, mordiller ses lèvres, se gratter la tête, tourner le dos au public, se réfugier en lisant son powerpoint, secouer la tête en faisant non…

Le petit truc est de toujours commencer son discours par un petit sourire à l’attention de la salle et en les remerciant d’être là.

 

Respirez !

Il faut absolument apprendre à respirer, que cela soit avant ou pendant la présentation. Cela veut dire prendre 1 ou 2 bonnes inspirations juste avant de commencer, mais également se donner le temps de respirer lors de sa présentation. N’oubliez pas que si pour vous un silence peut durer très longtemps, pour vos auditeurs cela passe très vite. Donc au contraire, prenez votre temps pour respirer entre les phrases et les slides, cela donnera plus d’impact à votre discours et implicitement cela donnera un signal quand ils doivent vous écouter.

Il faut en même temps faire passer un message via une modulation de sa voix: savoir p-r-e-n-d-r-e   s-o-n   t-e-m-p-s… et laisser des blancs dans votre discours pour laisser réfléchir l’auditoire.

Il ne faut pas hésiter à répéter et à marteler les idées fortes de son discours pour bien faire rentrer le message.

N’oubliez pas qu’on pardonnera facilement à une personne qui a du mal à s’exprimer pour des problèmes de timidité, de stress… mais qu’on ne pardonne pas les personnes qui font des présentations inaudibles ou incompréhensibles.

 

Modulez votre voix !

Ce qui caractérise un bon présentateur est de savoir faire des silences et moduler sa voix.

En effet, il n’y a rien de plus soporifique qu’une voix monotone et monocorde. Il faut donc varier les intonations tout au long de sa présentation: mettre de l’enthousiasme, prendre le ton de l’explication, faire du questionnement…

Il s’agit presque de jouer la comédie, en préparant quelques “astuces” à faire lors de la présentation: jeux de mots, faire semblant de se poser une question et demander au public ce qu’ils en pensent, ajouter un silence après une question ou un point clé, faire des répétitions de termes pour marteler une idée, parler vite puis parler plus lentement…

Bien entendu, il ne faut pas en abuser, mais cela permettra à vos interlocuteurs de ne pas s’ennuyer et de rester à l’écoute de votre présentation.

 

Utilisez un modèle de présentation Powerpoint personnalisé et cohérent.

Un signe majeur d’amateurisme pour une présentation powerpoint, c’est de ne pas avoir un modèle de présentation powerpoint à ses couleurs…

Pourtant c’est très simple de réaliser son modèle.

  • Créer une image vide avec un fond blanc d’une taille de 1024 x 768 pixels.
  • Ajouter sur la gauche une bordure d’environ 10 à 15% de la fenêtre avec la couleur dominante de votre logo .
  • Ajouter en haut une barre toujours avec la couleur de votre logo d’environ 15 à 20% de la fenêtre.
  • Ajouter votre logo en bas à gauche ou en haut à droite.
  • Au centre utilisez une couleur claire de votre logo, ou éclaircissez la couleur de la bordure Nb: en alternative, utilisez une bande de couleur différente à droite et à gauche, et laissez du blanc au centre.

Rajoutez en plus une page de garde avec la couleur majeure de votre logo sans les barres et le tour est joué ! Une fois ce modèle établi, mettez en place une cohérence entre la taille des caractères (pas plus de 3 ou 4 tailles en tout), la police (1 type de caractère, maximum 2), les puces (nb: utilisez les modèles évolués en cliquant sur le bouton “Images ” dans la boite de dialogue “Puces et numéros” du menu Format\ Puces et numéros).

 

Restez neutre si vous n’avez pas la parole.

Lorsque plusieurs intervenants doivent prendre la parole, il arrive qu’ils soient placés sur une “scène” devant le public.

Or, on assiste souvent à un relâchement total, voire des intervenants baillant carrément pendant le discours des autres. Bien entendu, cela a un impact très négatif sur l’ensemble de la conférence (voir partie sur la communication non verbale).

Il faut donc que tous les intervenants restent attentifs et n’hésitez pas à acquiescer aux dires du présentateur afin de conforter le discours (pas de cigarette, pas de jambes croisées…). Idéalement, il faut que les intervenants soient plutôt dans la salle au premier rang et qu’ils montent sur la scène que lorsque c’est nécessaire.

 

Faites vivre votre présentation.

Rien n’est plus pénible qu’un monologue… il faut donc faire vivre ses présentations et rajouter une interactivité. Par exemple, cette interactivité peut passer par des questions posées à votre auditoire (”Et parmi vous qui fait….”, “actuellement vous faites comment…”…).

Bien entendu, il faut que les réponses fassent avancer le discours dans votre sens, évitez donc de vous piéger vous-même en donnant un bâton pour vous faire battre…

C’est pourquoi, le plus simple est de faire une interactivité entre deux présentateurs: le premier fait la présentation, et le second l’interrompt de temps en temps pour lui poser des questions que poserait justement l’auditeur (ex: “Et si j’utilise ce produit, ça marche aussi avec …”, “Et si mois je suis XXXX c’est aussi valable…”, “Tu veux dire que… même pour…”…).

Bien entendu cette question étant préparée, l’autre présentateur peut enchaîner sur le slide suivant ou proposer de le voir juste après…

Ce truc est de loin le meilleur pour rendre dynamique une présentation et balayer à l’avance les questions les plus courantes (à condition que les interruptions ne soient pas trop régulières et qu’elles ne soient pas trop “bêtes”).

 

Offrez un résumé de votre powerpoint à vos auditeurs.

C’est très difficile de prendre des notes et d’écouter en même temps. Pour faciliter le travail de vos auditeurs, offrez le powerpoint soit au début de la présentation (mais dans ce cas vous risquez de les voir feuilleter le document et casser votre effet de surprise), soit à la fin de la présentation (mais dans ce cas ils seront tentés de prendre des notes quand même…).

Par contre, ne remettez pas de “pochette cadeaux” au début de la présentation, mais indiquez qu’ils recevront un cadeau à la fin de la présentation. D’une part, cela les poussera à rester jusqu’au bout, mais surtout cela vous évitera de les voir farfouiller dans la pochette et de jouer avec leurs cadeaux pendant votre présentation…

Nb: Remettre un “cadeau” (goodie, CD-rom, code de réduction…) à la fin de la présentation est important, car cela permet à vos interlocuteurs de partir avec un rappel physique de la présentation.

 

Terminez par une séance de questions-réponses.

Bien que cela soit traditionnel dans toutes les présentations, rendez cet exercice le plus agréable que possible.

Tout d’abord, introduisez cette séance avec un jeu de mot (”maintenant c’est à vous de parler”, “maintenant pourriez vous nous faire part de vos réactions”…) plutôt que d’annoncer “la traditionnelle séance de questions-réponses”.

Attention à ne pas faire durer trop longtemps une séance de questions-réponses: au-delà des questions les plus générales (généralement cela dure une dizaine de minutes ou de 5 ou 6 questions), proposez ensuite de continuer l’échange entre les participants autour d’un verre lors du cocktail de clôture.

En effet, systématiquement si la séance de questions-réponses dure trop longtemps, vous aurez le droit à “la question qui tue” où vous serez bloqué ou pour laquelle vous ne saurez pas répondre (généralement les auditeurs sont assez polis pour poser les “questions qui fâchent” en privé, mais si vous leur laissez l’occasion de “vider leur sac”‘ vous avez de fortes chances de provoquer une fronde contre vous sur un détail, malgré une très bonne présentation).

 

Évitez les problèmes stressants de dernière minute…

Toutes les personnes qui font régulièrement des présentations font toujours en sorte d’éviter les problèmes techniques de dernière minute qui peuvent gâcher une présentation.

 

Il faut donc vérifier sa présentation avant de partir :

  • que le vidéo projecteur fonctionne bien avec le PC, et donc faire attention aux problèmes de résolution (certains vieux vidéos projecteurs ne fonctionnent qu’en 800×600 ou en 16M couleurs…), parfois c’est le basculement du PC au vidéo projecteur qui ne fonctionne pas…
  • que la présentation powerpoint fonctionne bien sur un autre PC que le sien: les polices doivent être les mêmes, la résolution doit être identique (souvent un portable ou un vidéo projecteur ne fonctionne qu’en 800×600 ce qui décale les textes), que les liens vers des vidéos fonctionnent et que les codecs vidéos sont bien installés…
  • qu’il ne manque pas de de câble, que la prise du PC portable n’est pas abîmée, que la lampe du vidéo projecteur fonctionne…
  • que la version de powerpoint est la même sur votre PC et le PC portable…
  • Préparer les photocopies du powerpoint au moins 30 minutes avant la présentation pour éviter les problèmes de photocopies coincées, le manque de papier ou de toner…
  • … Bref il faut réduire au maximum les facteurs de risque en testant son matériel avant (soit le jour avant le déplacement pour éventuellement faire face s’il faut aller acheter quelque chose à la dernière minute).

 

Anticipez les absences…

Lorsque vous faites une présentation à plusieurs invités, attendez-vous à un taux d’absentéisme (le “no show”) d’environ 40% (nb: ce chiffre varie selon les professions, les villes…).

Donc n’oubliez pas de faire une relance à J-7 par téléphone, une autre à J-1 par email (avec le plan de l’endroit comme prétexte d’envoi) et à J0 par SMS (”A tout à l’heure au …”).

La relance téléphonique des inscriptions est indispensable pour un bon taux de présence: si vous n’argumentez pas sur l’intérêt à venir à la présentation et si vous ne demandez pas à votre interlocuteur s’il est sûr ou pas de venir, vous risquez d’avoir des surprises lors de votre présentation…

De même, prévoyez toujours de commencer 15 à 30 minutes en retard par rapport aux horaires affichés, le temps de laisser venir les retardataires.

Un bon outil pour réussir ses présentations c’est la “Zapette passe slide” (ou pointeur) qui permet de déroulé ses slides d’un clic, ce qui vous évite de demander à une autre personne de passer les slides pour vous, ou de devoir retourner au PC pour passer de slides en slides.

 

Source : conseils marketing

 

 

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